GESTIÓN DE
PQRSF
Cómo
Cuándo
Dónde
A través de los diferentes mecanismo; ya sean presencial, virtual, telefónica o por el buzón de sugerencias y felicitaciones.
El usuario desee diligenciar el formato de las PQRS-F.
En la institución por los diversos medios de comunicación
Por medio de una carta o un correo electrónico.
Se hayan recibido las PQRS-F.
En la sala de juntas o en el auditorio donde se reunirá cada uno de los integrantes del comité.
Verificando que la información solicitada en los formatos de PQRS este completa y se direcciona según la dependencia que corresponda.
Las reuniones del comité se llevaran a cabo semanalmente los días martes y jueves. La junta comenzara a partir de las 10:00am.
En la sala de juntas.
El comité distribuirá las PQRS a cada área correspondiente.
Después de haberse efectuado la reunión del comité (martes y jueves).
En cada área a la cual se dirijan las PQRS.
Se realiza el análisis de la PQRS con el personal del proceso involucrado y se establece las acciones a tomar.
Los días miércoles y viernes se llevara a cabo el proceso de análisis y gestión.
En cada área especifica ya sea, administrativa o asistencial.
Dando respuesta por escrito al Usuario que presentó la PQRS, informando las medidas que se tomaran dependiendo del caso y los resultados obtenidos.
Se dará respuesta después de haberse gestionado las PQRS, con un tiempo máximo de ocho (8) días.
En cada área especifica ya sea, administrativa o asistencial.
Deben ser registradas en el formato de “Solicitud de Acciones de Mejora”, para posteriormente analizar e investigar las causas y determinar las acciones a tomar con las mismas.
Este informe se realizara cada quince (15) días.
En la oficina del SIAU.
Se hará seguimiento a la implementación de las acciones establecidas para atender las PQRS, además se presentará dicha información ante el Comité quien a su vez analizará la eficacia.
Mensualmente se analizaran y se llevara a cabo el seguimiento de las PQRS en cuanto a su cantidad y repetitividad, lo cual quedará reportado en las actas de reunión.
En la oficina del SIAU.